源泉徴収票を再発行したい方必見！電話をかけずに済む方法

「前職に電話したくないけど、源泉徴収票が必要…」そんなお悩み、ありませんか？転職や確定申告、住宅ローンの手続きなどで求められる源泉徴収票。けれど、前職に連絡するのが気まずかったり、そもそも電話するのが億劫だったりしますよね。

この記事では、「電話なし」で源泉徴収票を再発行する方法をわかりやすくご紹介。メール・郵送・Webの3つの方法を詳しく解説し、連絡が難しい場合の対処法までカバーします。前職に電話せずスマートに再発行するためのヒントをお届けします！

そもそも源泉徴収票とは？再発行が必要なケース

源泉徴収票は税務や収入証明の場面で活躍する重要書類です。この章ではその役割と、どんな時に再発行が必要になるのかを解説します。転職や確定申告、ローン審査など、さまざまな場面で必要になるため、正しい知識が大切です。

源泉徴収票の役割と重要性

源泉徴収票は、会社があなたの1年間の給与や天引きした所得税の金額をまとめて記載した書類です。確定申告や年末調整の際に必要になる重要な書類で、会社は年末に必ず発行する義務があります。

これって、毎年の給与明細とは違うんですか？

うん、源泉徴収票は1年のまとめ。給与明細は月ごとだけど、こっちは年間の成績表みたいなものだよ

再発行が必要になるのはどんな時？

確定申告や年末調整

自営業に転向した人や、副業で収入がある人は、確定申告で前職分の源泉徴収票が必要になります。副業の収入が一定額を超えていたり、医療費控除などの申告が必要な場合でも、前職の収入を証明するためにこの書類は欠かせません。特に年度をまたいで転職した場合には、所得が分散しているため注意が必要です。

転職

転職先では、年末調整を正確に行うために前職の源泉徴収票の提出が求められることが一般的です。これがないと、新しい勤務先での年末調整が正しく行えず、自分で確定申告をする必要が出てくるケースもあります。また、給与計算や住民税の処理にも関わってくるため、できるだけ早く手配することが望ましいです。

各種ローンや賃貸の審査

住宅ローンの申し込みでは、直近の収入を証明する資料として源泉徴収票の提出がほぼ必須となります。賃貸住宅の契約や、携帯電話・クレジットカードの新規契約でも同様に、収入証明書類として求められることがあります。とくにフリーランスや転職したばかりの方は、安定性を証明するためにも提出が重要です。

電話をかけずに再発行を依頼する3つの方法

電話に抵抗がある方でも安心して行える、3つの再発行方法をご紹介します。メール・郵送・Web申請それぞれにメリットがあり、状況に応じて使い分けることができます。テンプレートや注意点も解説しているので実践しやすい内容です。

メールで再発行を依頼する

依頼メールに記載すべき内容とテンプレート

メールで依頼する際は、以下の項目を丁寧に伝えましょう。

• 氏名
• 生年月日
• 在籍していた期間
• 社員番号（分かれば）
• 送付先住所
• 希望する書類（源泉徴収票）

【メールテンプレート例】

件名や本文で気をつけたいポイント

件名は一目で要件が伝わるよう簡潔に。「源泉徴収票の再発行依頼」「在籍者より再発行のお願い」などが適切です。本文では丁寧な文体を使い、相手が手間取らないように情報は箇条書きにしましょう。

テンプレ使えば、電話よりずっと気楽ですね！

そうだね、履歴も残るから証拠にもなるし、安心感もあるよ

郵送で再発行を依頼する

郵送依頼のメリットと具体的な手順

メールアドレスがわからない場合や、会社が郵送での対応を基本としている場合は、郵送による依頼も非常に有効です。郵送は記録が残りやすく、正式な文書として受け止められやすいという利点もあります。以下のステップで進めましょう：

1. 依頼文の作成（手書き・印刷どちらでも可。必要事項を漏れなく記入）
2. 返信用封筒を同封（切手を貼り、自分の住所氏名を明記）
3. 郵送先の宛先を確認し、封筒の表面に正確に記載
4. 発送時は追跡可能な簡易書留や特定記録郵便を利用すると安心

郵送は少し手間がかかるように感じるかもしれませんが、相手側にとっても書面で依頼内容が届くため、社内手続きがスムーズになる場合もあります。また、記録が残るため後々のトラブル防止にもつながります。

依頼書や返信用封筒など、必要な書類

• 依頼文（氏名、住所、在籍期間、社員番号（可能であれば）、希望内容を記載）
• 返信用封筒（宛名記入・切手貼付・長形3号が一般的）
• 本人確認書類のコピー（運転免許証やマイナンバーカード、健康保険証など。企業によって求められる書類は異なります）
• その他、会社によっては押印が求められる場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。

Webサービスや問い合わせフォームを利用する

Web申請が可能な場合の調べ方

大手企業では、元社員向けに「人事ポータル」や「問い合わせフォーム」を用意している場合があります。これらのサービスでは、ログイン情報や社員番号が必要になることもあるため、手元に資料を用意しておくとスムーズです。Googleなどで「会社名＋源泉徴収票 再発行」「元社員 ポータル」などと検索すると見つかることがあります。

オンライン申請のメリットと注意点

オンラインフォームからの依頼は、24時間いつでも送れるのが利点で、電話や郵送よりも対応が早いケースもあります。必要事項の入力だけで済むため負担も軽減されますが、情報入力ミスやファイル形式の違いによって受付エラーが起こる場合もあるため、送信前の確認を忘れずに。企業によっては受付確認メールが届くため、しっかり保存しておきましょう。

再発行を依頼する前の注意点とよくある疑問

源泉徴収票の再発行は簡単に見えて、意外と確認すべきポイントがたくさんあります。発行までの期間や手数料、会社とのやり取りのコツ、連絡が取れないときの対応策まで、事前に知っておくとスムーズに手続きが進みます。

再発行にかかる日数の目安と手数料

時期や会社規模による期間の変動

年末や確定申告のシーズンは、再発行依頼が多く寄せられるため、通常よりも処理に時間がかかることがよくあります。一般的には1週間〜2週間が目安ですが、繁忙期には3週間程度かかる場合もあるため、余裕を持って早めに依頼しておくのが賢明です。また、会社の規模や人事部門の体制によっても対応スピードに違いがあります。大企業では手続きがマニュアル化されていて比較的早く対応してもらえることがありますが、少人数の中小企業では担当者が不在の期間が長くなることも。特に年末年始や年度末は担当者が不在になりやすいため、タイミングも考慮して依頼しましょう。

発行手数料の有無と確認方法

基本的には無料ですが、企業によっては切手代や手数料を求めることがあります。事前に確認しておきましょう。

会社に言いづらい場合の伝え方

正直に理由を伝えることのメリット

「転職後の手続きのため」「確定申告に必要で」など、正直に伝えた方がスムーズに進みやすいです。必要最低限のやり取りに留めて、事務的に依頼しましょう。

角が立たないように依頼するコツ

丁寧な敬語で、相手の負担にならないようにするのが基本。特にメールや郵送では冷静かつ簡潔な依頼文を意識しましょう。

前の職場、なんか気まずくて…

それなら“事務的に”を意識してみるといいよ。丁寧な文面なら気にされないから。

会社に連絡がつかない場合の対処法

会社が倒産・廃業した場合の手続き

勤務先がすでに倒産している、または廃業していて連絡がつかない場合でも、諦める必要はありません。そのような場合には、税務署を通じて源泉徴収票と同様の内容が記載された「給与支払報告書」の開示を請求することが可能です。この書類は会社が従業員の給与情報を市区町村へ報告する目的で提出しているもので、確定申告などにも代用できます。まずは勤務先の所在地を管轄する税務署に連絡し、必要な手続きや書類を確認しましょう。

税務署での発行方法

税務署で書類を取得するには、本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証、パスポートなど）を持参のうえ、窓口で事情を説明する必要があります。必要に応じて申請書の記入や、在籍していた企業の情報（名称、所在地、在籍期間など）を提供することが求められます。混雑している場合もあるため、事前に電話やWebで問い合わせて、対応可能な時間帯や手続き方法を確認しておくとスムーズです。また、自治体によっては住民税課が対応窓口となることもあるので、まずは電話で案内を受けるのが安心です。

まとめ

源泉徴収票の再発行、実は電話なしでも十分対応できます。メール・郵送・Web申請という3つの方法を状況に応じて選べば、前職に直接話す必要もなくスムーズに入手可能です。特にメールは気軽で、テンプレートも活用できるためおすすめ。また、再発行前には手数料や必要日数なども確認しておくと安心です。

今後のために、源泉徴収票は大切に保管することが重要です。紙だけでなくスキャンしてPDFで保存するなど、電子化しておくと次回も困りません。転職や手続きのたびに慌てないよう、準備しておきましょう。